Job Description

Job description dapat didefinisikan sebagai sebuah kumpulan informasi jabatan dan disusun secara sistematis yang diperoleh melalui Job Analysis, yang dapat mengidentifikasi dan menguraikan suatu jabatan atau posisi tertentu. Job description membuat status dari setiap jabatan menjadi jelas akan : Tujuan, tanggung jawab dan wewenangnya.

Beberapa definisi lain Job Description adalah sbb :

1. Rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi. Deskripsi tugas ini perlu dibuat supaya masing-masing personil mengerti kedudukannya di dalam organisasi (http://www.total.or.id/info.php?kk=Job%20description)
2. Broad, general, and written statement of a specific job, based on the findings of a job analysus. It generally includes duties, purpose, responsibilities, scope, and working konditon of a job along with the job’s title, and the name or designation of the person to whom the employee reports. Job description usually forms the basis of job specification. (http://www.businessdictionary.com/definition/job-description.html)

Urgensi Penyusuan Job description

1. Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur
2. Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip : ” Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang benar “ (The right man on the right place).

Hakekat Job Description

1. Tujuan Organisasi diterjemahkan dalam bentuk struktur organisasi yang menghimpun dan mengelolah hubungan antara jabatan-jabatan
2. Jabatan merupakan ‘batu bata’ dari struktur organisasi jabatan unit dasar dari bangunan organisasi

Kapan Job Decription Dibuat

Job decription sangat erat hubungannya dengan fungsi kerja. Begitu timbul fungsi kerja dari suatu jabatan tertentu, maka perlu dibuatkan job description sebagai penjabaran dari fungsi kerja tersebut.

Kapan Job Description Perlu Dirubah/Direvisi

1. Adanya perubahan struktur organisasi
2. Adanya perubahan fungsi kerja
3. Adanya penambahan fungsi kerja baru

Manfaat Job Description

1. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan Apa tujuan utamanya.
2. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Recruitment, Organization Design, Reward System, Career Development & Training.

Elemen-Elemen Job Description

1. Nama jabatan
2. Identitas dokumen terkontrol, yang dinyatakan dalam bentuk penomoran dokumen dan keterangan revisi.
3. Indentitas. Meliputi nama jabatan, level, fungsi, unit, departemen, divisi dan tujuan.
4. Sistem kerja. Menjelaskan hubungan kerja yang meliputi hubungan vertikal dan horizontal. Hubungan vertikal yaitu hubungan dengan atasan dan bawahan. Hubungan horizontal yaitu hubungan dengan pihak internal perusahaan (departemen/divisi) dan hubungan dengan pihak eksternal (diluar perusahaan).
5. Persyaratan jabatan. Meliputi syarat pendidikan, ketrampilan, pengetahuan dan kompetensi.
6. Tanggung jawab.
7. Wewenang
8. Approvement

Proses Penulisan Job Description

1. Lakukan review terhadap poses kerja dan struktur organisasi.
2. Identifikasi tanggung jawab utama melalui interview dengan user/pemegang jabatan.
3. Dokumentasikan pekerjaan berdasarkan format yang sudah ditentukan.
4. Review oleh manajer dan HRD untuk finalisasi.

Metodologi Penyusunan Job Description

1. Review struktur organisasi, bisnis proses, serta Rincian Tanggung jawab & wewenang.
2. Wawancara sampling di beberapa Unit kerja.
3. Group Discussion.

Sumber : http://indosdm.com; http://www.total.or.id; businessdictionary.com