Standard Operating Procedures (SOP)

Disini saya bukanlah seorang ahli dalam hal pembuatan SOP, tetapi saya hanya ingin berbagi saja sejauh yang saya ketahui dan pelajari secara otodidak dengan browsing dari berbagai sumber di internet. Untuk beberapa orang mungkin ini akan sedikit membantu untuk menambah pengetahuan seputar apa itu SOP dan bagaimana langkah-langkah penyusunannya. Well langsung saja kita mulai bahas satu per satu.

Definisi SOPSOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai. (www.iso9000store.com)

Definisi lain SOP adalah “detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function” (www.ctru.auckland.ac.nz/medglossary/s.html).

Latar Belakang SOP

Saat ini masih ada beberapa perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah system yang baku. Operasional perusahaan lebih banyak didasarkan pada kebiasaan yang sudah mereka jalankan secara turun temurun selama bertahun-tahun. Karyawan bekerja dengan cara mengikuti kebiasaan para karyawan pendahulunya. Alhasil apabila seorang karyawan yang memegang suatu pekerjaan tertentu tidak masuk kerja mendadak, maka tidak ada yang bisa menggantikannya karena tidak tahu prose kerjanya sehingga muncullah istilah posisi yang tak tergantikan. Tentu saja hal ini akan sangat menghambat operasional perusahaan.

Tanggapan SOP

Salah satu faktor yang yang menghambat dalam pembuatan dan implementasi SOP dalam suatu perusahaan adalah adanya persepsi karyawan yang secara umum masih negatif, antara lain :

  1. Tambahan pekerjaan.

    Dengan adanya SOP mereka menganggap perkerjaan administrasi menjadi bertambah banyak. Hal ini terjadi karena mereka harus menjalankan SOP yang ada tetapi masih tetap mempertahankan kebiasaan kerja yang lama.

  2. SOP bersifat kaku dan tidak ada kompromi.

    SOP dibuat secara baku atas kesepakatan bersama tetapi terkadang dalam pelaksanaannya terbentur dengan kebijakan tertentu atau situasi tertentu (special case) yang mebutuhkan penanganan/penyelesaian segera. Oleh karena itu dalam pembuatan SOP kita harus memikirkan pengecualian yang mungkin terjadi apabila dalam situasi tertentu kebijakan dalam SOP tidak dapat diterapkan. Dan didalamnya harus ditentukan juga siapa penanggung jawabnya apabila hal itu terjadi.

  3. Takut salah dan tidak percaya diri.

    Dengan adanya SOP yang sudah memuat standar baku menjadikan kekhawatiran dikalangan pelaksana karena mereka tidak bisa berkelit lagi apabila terjadi kesalahan dalam bekerja.

Hal tersebut diatas menjadikan para user/pelaksana SOP menjadi susah diajak bekerja sama dalam pembuatan SOP. Mereka biasanya selalu menghindar dengan berbagai alasan seperti sedang mengerjakan tugas lain atau alasan pekerjaannya sudah penuh menyita waktu sehingga tidak ada waktu untuk mengerjakan hal lain. Inilah tantangan bagi seorang SOP Consultant. Dia harus mampu menjelaskan manfaat/keuntungan adanya SOP dan mengapa mereka perlu SOP.

Untuk Siapa SOP Dibuat.

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan perusahaan dari level tebawah hingga manager. SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawasan pekerjaan tersebut.

Manager menggunakan standard operating procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.

Siapa Yang Membuat SOP

Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri mengingat SOP harus selalu direview atas system yang sudah ada juga perlu adanya pengembangan atas system tersebut. Perlu adanya Departemen tersendiri yang menangani SOP ini ditujukan untuk menjamin independensi yang harus mementingkan sisi perusahaan dan internal control serta mampu menjadi mediator antar departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar dan tentunya tanpa mngesampingkan fungsi dari internal control yang baik pula.

Idealnya SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari :

1. Penulis SOP (author) dari departemen yang indepanden.

2. Pelaksana di lapangan (employee).

3. Pengawas lapangan (Supervisor).

4. Atas pengawas (Manager).

Kapan SOP Dibuat

  • SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
  • SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan denganbaik/tidak.
  • Lakukan uji coba SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
  • Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang bisa diakibatkan oleh penambahan peralatan baru, tambahan karyawan, lokasi berbeda, kebijakan baru dan semua hal yang mempengaruhi lingkungan kerja.
  • Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur.

Keuntungan Adanya SOP

  • Menjadi Aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.
  • Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
  • Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.
  • Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization).

Sistem Prosesur dan Langkah

  • Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing, marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerjasama.
  • Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan produksi dan masih banyak lagi.
  • Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

Sepanjang Apa SOP Disusun

  • Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat.
  • Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)

Tips Menyusun SOP

  • Selalu bayangkan siapa pengguna SOP.
  • Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tersebut.
  • Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan).
  • Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif.
  • Buat draft terlebih dahulu.
  • Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki.

  • Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca dalam hal ini pelaksana pekerjaan.

Tips Penulisan SOP

  • Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang.
  • Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan.
  • Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat.
  • Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan.

Panjang vs Pendek

Panjang:

Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah

Singkat:

Bersihkan kotoran dan noda dari mesin

a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran

b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah

Jelas vs Tidak Jelas

Contoh tidak jelas:

Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi

Contoh jelas:

Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil produksi

Bertele-tele vs Ringkas

Contoh bertele-tele:

Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yg pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya

Contoh ringkas:

Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain

Format & Isi SOP

Di dalam dokumen SOP harus mencantumkan :

  • Nama dan logo perusahaan
  • Halaman
  • Judul
  • Kode identifikasi(nomor dokumen) dan kontrol dokumen
  • Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini dibuat.
  • Lingkup, untuk bagian/departemen apa SOP itu dibuat.
  • Penanggung jawab, yaitu PIC dari setiap pekerjaan.
  • Prosedur
  • Kalkulasi/penanganan data/dokumen yg diperlukan
  • Penanganan masalah
  • Penjelasan prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa ditungkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (Intruksi Kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
  • Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

Tingkat Rincian SOP

  • Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
  • Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul.
  • Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah untuk dimengerti.

Kapan Perlu Working Instruction

  • Jika ada 2 pekerja yang sudah ditraining, menjalankan 1 SOP yang sama dengan cara yang berbeda.
  • Tujuan utama adalah pelaksanaan kegiatan yg konsisten.

Symbol Dalam SOP

Symbol yang digunakan dalam SOP umumnya untuk membantu memberikan penjelasan sebuah prosedur yang dituangkan dalam bentuk Flowchart atau gambar.

Berikut adalah sebagian contoh dan arti beberapa symbol yang umum digunakan:

Tahapan Pembuatan SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

  1. Bisnis Usaha, Pelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
  2. Survei, Lakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Lakukan juga interview bila diperlukan.
  3. Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
  4. Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan.
  5. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
  6. Draft SOP, siapakan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
  7. Persetujuan, Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

Implementasi SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Berikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.

Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP

Review SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.

Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Kesuksesan Penerapan SOP

Kesusksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya :

  • Support Semua Departemen, Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang listas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen men-support penerapan SOP ini di Departemennya masing-masing. Meberikan pengarahan dan intruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
  • Komitment Pimpinan Perusahaan, Karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam Perusahaan dan disetujui oleh para pimpinan Perusahaan maka komitment para Pimpinan di Perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP Perusahaan sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu untuk tidak menjalankannya. Bila hal tersebut terjadi maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya.

Ringkasan

  • Standard operating procedures adalah alat yg baik utk membakukan pelaksanaan suatu kegiatan.
  • Sop yg baik harus singkat, jelas, ringkas, komplit, obyektif dan koheren.
  • Prosedur harus berisi semua langkah yg penting akan tetapi tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab.
  • Jika diperlukan, gunakan working instruction utk menjelaskan langkah SOP lebih rinci.

Sumber : Dirangkum dari berbagai sumber.

Tentang Admin

Panohan adalah sebuah desa kecil di kecamatan Gunem Kabupaten Rembang - Jawa Tengah. Menyimpan banyak potensi wisata alam yang belum tergali secara optimal. Sarana transportasi masih menjadi kendala utama untuk menjangkau daerah ini. Melalui blog ini saya mengajak semua pihak untuk mempromosikan potensi wisata alam PANOHAN
Pos ini dipublikasikan di System. Tandai permalink.

2 Balasan ke Standard Operating Procedures (SOP)

  1. Rifky berkata:

    nice topik pak teguh bisakah anda memberikan contoh SOP yang baik, ringkas dan mudah di mengerti?, Terimakasih

    salam,

    Rifky

  2. Reno berkata:

    pak teguh, bisakah memberi sedikit contoh pembuatan SOP ?

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s